Akira Baba Immigration Office

プライバシーポリシー
Privacy Policy

制定・最終更新：2026年8月8日 / Effective and last updated: August 8, 2026

言語について：本ポリシーは日本語を正式文とし、英語は利用者の便宜のための翻訳です。内容に相違がある場合は、日本語版が優先します。

Language: The Japanese text is the governing version. The English text is provided for convenience. If there is any inconsistency, the Japanese text prevails.

はじめに / Introduction

行政書士馬場あきら事務所（以下「当事務所」といいます）は、個人情報の保護に関する法律、行政書士としての守秘義務その他の関係法令を踏まえ、取得した個人情報を適切に取り扱います。

English

Akira Baba Immigration Office (the “Office”) handles personal information appropriately in accordance with Japan's Act on the Protection of Personal Information, the confidentiality obligations applicable to Gyoseishoshi, and other relevant laws and regulations.

1. 事業者情報 / Office Information

事務所名：行政書士馬場あきら事務所

代表者：行政書士 馬場 啓

所在地：埼玉県和光市白子2-19-25-1

English

Office: Akira Baba Immigration Office
Representative: Akira Baba, Gyoseishoshi
Address: Shirako 2-19-25-1, Wako-shi, Saitama, Japan

2. 取得する情報 / Information We Collect

当事務所は、相談対応、契約、業務遂行その他必要な範囲で、次の情報を取得することがあります。

  • 氏名、生年月日、国籍、住所、電話番号、メールアドレス等の本人・連絡先情報
  • 在留資格、在留期間、在留期限、入出国歴その他の在留・渡航情報
  • 在留カード、旅券、証明写真その他の本人確認資料
  • 学歴、職歴、勤務先、職務内容、収入、資産、納税、年金、健康保険等に関する情報
  • 婚姻、親子、扶養その他の家族関係に関する情報
  • 相談内容、提出資料、通信記録、契約・請求・支払に関する情報
  • ウェブサイトのアクセスログ、Cookie、端末・ブラウザ情報等

English

To respond to inquiries, enter into engagements and perform services, the Office may collect:

  • identity and contact details, such as name, date of birth, nationality, address, telephone number and email address;
  • residence-status, authorized-period, expiration, entry/exit and travel information;
  • identity documents, including residence cards, passports and photographs;
  • education, employment, duties, income, assets, tax, pension and health-insurance information;
  • marital, parental, dependent and other family information;
  • inquiry details, submitted materials, communications, contracts, invoices and payment records; and
  • website access logs, cookies, device and browser information.

3. 取得方法 / How Information Is Collected

当事務所は、問い合わせフォーム、メール、電話、WhatsApp、オンライン会議、面談、郵送、依頼者または関係者から提出された資料、公的機関から適法に取得する資料等を通じて情報を取得します。

初回問い合わせの段階では、在留カード、マイナンバーカード、旅券その他の機微な本人確認資料を送信しないでください。案件を進める場合は、必要な資料と安全な提出方法を個別に案内します。

English

Information may be collected through the inquiry form, email, telephone, WhatsApp, online meetings, in-person meetings, post, materials supplied by clients or relevant persons, and documents lawfully obtained from public authorities.

Please do not send residence cards, My Number cards, passports or other sensitive identity documents at the initial inquiry stage. If the matter proceeds, the Office will explain what is required and how it should be submitted.

4. 利用目的 / Purposes of Use

当事務所は、取得した情報を次の目的で利用します。

  • 問い合わせへの回答、取扱い範囲の確認および適切なサービスの案内
  • 本人確認、利益相反その他の受任可否の確認
  • 相談、要件・リスクの確認、書類取得・作成、申請・届出その他の受任業務
  • 依頼者、関係者、公的機関との連絡および手続管理
  • 契約、請求、支払、会計、記録保存および紛争対応
  • 法令上または職務上の義務への対応
  • ウェブサイト、業務手順、情報セキュリティおよびサービス品質の改善

取得時に示した目的と合理的な関連性を有しない目的で利用する場合は、法令上認められる場合を除き、事前に本人の同意を得ます。

English

The Office uses personal information to:

  • respond to inquiries, confirm whether a matter is within scope and identify an appropriate service;
  • verify identity and determine whether an engagement can be accepted, including conflict checks;
  • provide consultations, assess requirements and risks, obtain and prepare documents, and carry out applications, notifications and other agreed services;
  • communicate with clients, relevant persons and public authorities, and manage procedures;
  • manage contracts, billing, payment, accounting, record retention and disputes;
  • comply with legal and professional obligations; and
  • improve the website, workflows, information security and service quality.

If information is to be used for a purpose not reasonably related to the purpose stated at collection, consent will be obtained in advance unless otherwise permitted by law.

5. マイナンバー等の取扱い / My Number and Sensitive Identification Data

重要：マイナンバー（個人番号）は、法令上認められた目的および範囲で必要となる場合に限り取得・利用します。初回問い合わせでは送信しないでください。また、当事務所から明確な依頼がない限り、マイナンバーカード裏面その他個人番号が表示された資料を送信しないでください。

本人確認または手続のために身分証明書の提出を求める場合、当事務所は必要な範囲、提出方法および取扱目的を事前に案内します。不要な個人番号が含まれる場合は、適切にマスキングするよう案内することがあります。

English

Important: An Individual Number (“My Number”) will be collected and used only when necessary for a purpose and within a scope permitted by law. Do not send it with an initial inquiry. Unless the Office specifically requests it, do not send the back of a My Number card or any other document displaying an Individual Number.

If an identity document is required for verification or a procedure, the Office will explain the necessary scope, submission method and purpose in advance. Where an unnecessary Individual Number appears, you may be instructed to mask it appropriately.

6. 第三者提供 / Disclosure to Third Parties

当事務所は、次の場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。

  • 法令に基づく場合
  • 生命、身体または財産の保護に必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
  • 本人の指示または委任に基づき、出入国在留管理庁、市区町村、税務・年金・社会保険関係機関、在外公館その他の手続関係先へ提出する場合
  • その他、個人情報保護法上認められる場合

業務委託先への提供は、法令上、第三者提供に該当しない範囲で、次項に従って行います。

English

The Office does not disclose personal data to third parties without consent, except where:

  • required or permitted by law;
  • necessary to protect life, health or property and consent is difficult to obtain;
  • documents are submitted, under the client's instructions or authorization, to the Immigration Services Agency, municipalities, tax, pension or social-insurance bodies, diplomatic missions or other authorities involved in the procedure; or
  • otherwise permitted under Japan's data-protection laws.

Provision to service providers is handled as outsourcing, to the extent permitted by law, as described below.

7. 業務委託および外部サービス / Service Providers

当事務所は、利用目的の達成に必要な範囲で、ウェブサイト・サーバー、メール、クラウドストレージ、通信、オンライン会議、決済、会計、郵送・配送、翻訳その他のサービス提供者に個人データの取扱いを委託することがあります。

委託先の選定にあたっては、取扱内容、利用規約、安全管理体制等を確認し、必要かつ適切な監督に努めます。

English

To the extent necessary for the stated purposes, the Office may use providers of website hosting, servers, email, cloud storage, communications, online meetings, payments, accounting, post and delivery, translation and related services.

The Office considers the nature of the processing, applicable terms and security arrangements when selecting providers and takes reasonable steps to supervise them.

8. 国外での取扱い / Processing Outside Japan

外部サービスの提供者またはそのサーバーの所在地によっては、個人データが日本国外で保存または取り扱われる場合があります。当事務所は、利用するサービスの取扱条件、安全管理措置および関係法令を確認し、必要な措置を講じるよう努めます。

外国にある第三者への個人データの提供について本人の同意が必要となる場合は、法令に従い必要な情報を提供したうえで同意を取得します。

English

Depending on a service provider and the location of its servers, personal data may be stored or processed outside Japan. The Office reviews relevant service terms, security measures and legal requirements and takes appropriate measures where required.

Where consent is legally required for a transfer of personal data to a third party in a foreign country, the Office will provide the required information and obtain consent in accordance with applicable law.

9. Cookieおよびアクセス解析 / Cookies and Access Data

当ウェブサイトは、表示・安全性・利便性の確保、利用状況の把握および改善のため、Cookieやアクセスログを使用することがあります。これらには、IPアドレス、閲覧日時、閲覧ページ、端末・ブラウザ情報等が含まれる場合があります。

Cookieはブラウザの設定で制限または無効化できますが、一部機能が正常に動作しない場合があります。第三者のアクセス解析サービスを利用する場合は、その提供者のプライバシー情報も適用されることがあります。

English

The website may use cookies and access logs for display, security, usability, traffic analysis and improvement. These may include IP address, access date and time, pages viewed, and device and browser information.

You may restrict or disable cookies in your browser, although some functions may not operate correctly. If a third-party analytics service is used, that provider's privacy information may also apply.

10. 保存期間および削除 / Retention and Deletion

当事務所は、利用目的、法令上または職務上の保存義務、契約・会計・紛争対応その他の合理的な必要性を考慮し、必要な期間に限って個人情報を保存します。保存の必要がなくなった情報は、法令および業務上適切な方法により削除または廃棄します。

問い合わせのみで受任に至らなかった場合も、回答、履歴管理、重複対応の防止および紛争対応に合理的に必要な期間、記録を保存することがあります。

English

Personal information is retained only for as long as reasonably necessary in light of the stated purposes, legal and professional retention obligations, contracts, accounting and dispute management. When no longer required, it is deleted or securely disposed of in an appropriate manner.

Even if an inquiry does not lead to an engagement, a record may be retained for a reasonable period to respond, manage inquiry history, avoid duplicate handling and address potential disputes.

11. 安全管理措置 / Security Measures

当事務所は、個人データへの不正アクセス、漏えい、滅失または毀損を防止するため、取扱責任の明確化、アクセス権限の管理、端末・アカウントの保護、適切な保管・廃棄、委託先の確認その他必要かつ適切な組織的・人的・物理的・技術的安全管理措置を講じます。

安全管理措置の具体的内容については、法令上開示できない事項または安全性を損なう事項を除き、本人からの求めに応じて説明します。

English

To reduce the risk of unauthorized access, leakage, loss or damage, the Office takes reasonable organizational, personnel, physical and technical measures, including clarifying responsibility, managing access rights, protecting devices and accounts, using appropriate storage and disposal methods, and reviewing service providers.

Further information about security measures may be provided upon request, except where disclosure is restricted by law or could undermine security.

12. 漏えい等への対応 / Data Incident Response

個人データの漏えい、滅失、毀損その他の事案が発生し、またはそのおそれがある場合、当事務所は事実確認、影響拡大の防止、原因調査および再発防止を行い、法令上必要な場合は個人情報保護委員会への報告および本人への通知を行います。

English

If a personal-data leak, loss, damage or related incident occurs or is suspected, the Office will investigate, take steps to limit its impact and prevent recurrence, and will report to Japan's Personal Information Protection Commission and notify affected individuals where required by law.

13. 開示・訂正・利用停止等の請求 / Your Rights and Requests

本人は、法令に基づき、保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止または第三者提供記録の開示を請求できる場合があります。

請求を希望する場合は、下記窓口へご連絡ください。当事務所は、本人確認を行ったうえで、法令に従い合理的な期間内に対応します。法令上、全部または一部に応じられない場合は、その理由を説明します。手数料が必要な場合は事前に案内します。

English

Subject to applicable law, you may request notice of purpose of use, access, correction, addition, deletion, suspension of use, erasure, cessation of third-party provision, or disclosure of records of third-party provision relating to retained personal data.

Please contact the Office using the details below. After verifying identity, the Office will respond within a reasonable period in accordance with law. If a request cannot be granted in whole or in part, the reason will be explained. Any applicable fee will be notified in advance.

14. 未成年者等の情報 / Minors and Persons Requiring Assistance

未成年者その他本人のみでの同意または手続が適切でない方に関する情報を取り扱う場合、法令および個別事情に応じて、親権者、法定代理人その他適切な方の同意または関与を確認することがあります。

English

When handling information concerning a minor or another person for whom independent consent or action may not be appropriate, the Office may confirm the consent or involvement of a parent, legal representative or other appropriate person, depending on the law and circumstances.

15. 本ポリシーの変更 / Changes to This Policy

当事務所は、法令、サービス内容または情報の取扱方法の変更等に応じて、本ポリシーを改定することがあります。改定後の内容は当ウェブサイトに掲載し、重要な変更については適切な方法でお知らせします。

English

The Office may revise this policy to reflect changes in law, services or data-handling practices. The revised policy will be posted on this website, and material changes will be communicated in an appropriate manner.