Required Documents for Dependent (Family Stay) Visa in Japan — Complete List for Applicants and Sponsors/家族滞在ビザの必要書類まとめ｜申請人・扶養者ごとに完全一覧
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最終更新日：2025年11月13日
家族滞在ビザのご相談で一番多いのが、「必要書類が分かりにくい」「どこまで揃えれば足りるのか不安」というお悩みです。
この記事では、「家族滞在を取る側（申請人）」と「日本で家族を呼ぶ側（扶養者）」に分けて、よく使う書類を整理しました。
※ここでは、日本の出入国在留管理局で「在留資格変更許可申請」「在留期間更新許可申請」「在留資格認定証明書交付申請」を行う際に、
一般的によく求められる書類をベースにしています。案件や地域により、追加書類が必要になることがあります。
1. 全体像：誰の書類が必要になるか
家族滞在ビザでは、主に次の3つの立場から書類を集めます。
- ① 申請人（家族滞在を取る配偶者・子ども）
- ② 扶養者（日本で働いている／留学している本人）
- ③ 場合によっては、扶養者の勤務先・学校・大家さん等
まずは「申請人側」「扶養者側」に分けた基本的な書類を一覧で確認してみましょう。
2. 申請人側の必要書類（家族滞在を取る配偶者・子ども）
| 書類名 | 対象 | ポイント・注意点 |
|---|---|---|
| 在留資格関連の申請書一式 | 配偶者・子ども |
・在留資格変更許可申請書／在留期間更新許可申請書／在留資格認定証明書交付申請書など、手続きに応じた様式を使用します。 ・記入ミス・空欄が多いと追加質問の原因になるため、慎重な記入が必要です。 |
| パスポート | 配偶者・子ども |
・顔写真ページと、出入国歴・在留資格に関するページのコピーが必要になることが多いです。 ・有効期限が近い場合は、先に更新しておくと安心です。 |
| 在留カード | すでに日本にいる家族 | ・家族がすでに他の在留資格で日本にいる場合、在留カードの表裏コピーを提出します。 |
| 写真（縦4cm×横3cm） | 16歳以上の申請人 |
・最近3ヶ月以内に撮影したもの。背景は無地・正面・無帽。 ・サイズや余白の不備があると貼り直しを求められることがあります。 |
| 婚姻証明書 | 配偶者 |
・結婚証明書、婚姻届受理証明書、戸籍謄本（日本人配偶者がいる場合）など。 ・外国で発行された書類は、日本語訳を付けて提出します。 |
| 出生証明書 | 子ども |
・父母の氏名・生年月日・国籍が分かるもの。 ・こちらも外国語の場合は日本語訳を添付します。 |
| 家族関係を示すその他の書類 | 配偶者・子ども |
・世帯を同じくしていることが分かる家族構成証明書等（国による）。 ・過去に離婚歴がある場合、離婚証明書などが必要になることもあります。 |
※国ごとに発行される書類の名称や形式が異なるため、
「どの書類が日本で通用するか」「原本が必要か」「コピーで良いか」はケースごとに確認が必要です。
3. 扶養者側の必要書類（日本で働いている・学んでいる本人）
| 書類名 | 主な対象 | ポイント・注意点 |
|---|---|---|
| 住民票 | 全ての扶養者 |
・世帯全員の記載があるものを求められることが多いです。 ・マイナンバーは記載不要／省略推奨。 ・別居中の場合は、その理由や今後の同居予定を説明書で補う必要があります。 |
| 在留カード・パスポートのコピー | 全ての扶養者 | ・在留カードの両面コピー、パスポートの顔写真ページ・在留資格に関するページを添付します。 |
| 在職証明書／雇用契約書 | 会社勤務の扶養者 |
・会社の名称・所在地・連絡先・職種・雇用形態・給与額などが記載された書類。 ・在職証明書が用意できない場合は、雇用契約書のコピーで代用することもあります。 |
| 課税（非課税）証明書・納税証明書 | 全ての扶養者 |
・直近1年〜数年分の市区町村発行の「課税（非課税）証明書」および「納税証明書」。 ・個人事業主や会社役員の場合、税務署発行の納税証明書（その1・その2等）が必要になることもあります。 |
| 源泉徴収票／給与明細 | 会社勤務の扶養者 |
・直近の源泉徴収票、または数ヶ月分の給与明細。 ・年収と月収のバランスが課税証明書と合っているか、整合性が重要です。 |
| 賃貸借契約書のコピー | 賃貸住宅の場合 |
・物件の所在地・間取り・家賃・入居可能人数などが分かるページ。 ・家族全員が住める広さかどうかの判断材料になります。 |
| 預貯金残高証明書 | 必要に応じて |
・年収がやや低い場合など、扶養能力の補強として提出します。 ・日本の銀行・海外の銀行いずれも利用可能ですが、日本円換算の金額が分かると親切です。 |
| 在学証明書・成績証明書・出席証明書 | 留学生が扶養者の場合 |
・学校の在籍状況・出席状況が良好であることが求められます。 ・アルバイト収入がある場合、その内容も含めた生活費の計画が重要です。 |
| 事業概要書・登記事項証明書・決算書等 | 自営業・会社経営者 |
・会社経営者や個人事業主が扶養者の場合、事業自体の安定性も審査対象になります。 ・会社の登記事項証明書、事業概要、決算書・確定申告書などが求められることがあります。 |
4. 申請の種類ごとに異なる書類（変更・更新・認定証明書）
家族滞在に関する手続きは大きく分けて次の3種類があります。
- ① 現在日本にいる家族の在留資格変更許可申請
- ② すでに家族滞在を持っている方の在留期間更新許可申請
- ③ 海外から家族を呼ぶための在留資格認定証明書交付申請
ベースとなる書類は共通していますが、次のような違いがあります。
（1）在留資格変更の場合
- 現在の在留資格（例：短期滞在・留学など）の在留カード・パスポート
- 現在の活動内容（在学状況・就労状況等）を示す書類
（2）在留期間更新の場合
- これまでの家族滞在での生活実態（同居状況など）を確認されます。
- 扶養者の収入・納税状況は「直近の変化」を中心に見られます。
（3）在留資格認定証明書交付申請の場合
- 海外の家族の身分関係を示す書類（婚姻・出生証明等）がより重視されます。
- 家族としての交際・連絡の履歴など、追加資料を求められるケースもあります。
5. 書類を揃えるときの「3つのチェックポイント」
① 情報が一致しているか
- 申請書・住民票・在職証明書・課税証明書の内容に矛盾がないか
- 住所・氏名・生年月日・家族構成が同じ情報になっているか
② 生活の実態がイメージできるか
- 家族全員が日本でどのように暮らすのかイメージできる書類になっているか
- 収入と家族人数・家賃とのバランスが取れているか
③ 「なぜ？」と思われそうな点に説明が添えてあるか
- 別居・低年収・転職直後など、説明がないと不安に見えるポイントはないか
- 疑問が生じそうなところには、あらかじめ説明書を付けているか
家族滞在ビザの審査では、「この家族は日本で安定した生活が送れそうか」という視点で全体がチェックされます。
書類は単なるチェックリストではなく、家族の生活を説明する材料だと考えると、何を揃えるべきか見えやすくなります。
家族滞在ビザの必要書類チェックでお困りの方へ
「どの書類が必須で、どこまで出せば十分なのか分からない」「自分で集めた書類で足りているか不安」という方は、専門家による事前チェックが有効です。
行政書士馬場あきら事務所では、家族滞在ビザの書類チェックのみのご依頼や、申請書一式の作成・代理申請まで、ご希望に応じてサポートしています。
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Many applicants for a Dependent (Family Stay) visa are unsure about which documents are actually required and how far they need to go when preparing them.
This article整理s the documents into two groups based on practical immigration practice: those for the applicant (spouse/child) and those for the sponsor in Japan.
This is a general checklist for applications submitted to Japanese immigration offices
(change of status, extension of period of stay, and Certificate of Eligibility).
Exact requirements may differ depending on your individual case and the local immigration office.
1. Overview: Whose documents are needed?
For a Dependent visa application, documents are usually required from the following parties:
- ① Applicant – the spouse or child who will obtain Dependent status
- ② Sponsor – the family member already living in Japan (worker, student, etc.)
- ③ In some cases, the sponsor’s employer, school, or landlord
First, let’s look at the basic documents on the “applicant side” and the “sponsor side”.
2. Documents for the applicant (spouse / child)
| Document | Who | Key points |
|---|---|---|
| Application form | Spouse / child |
Use the correct form depending on the procedure (change of status, extension of period of stay, or Certificate of Eligibility). Incomplete, inconsistent, or sloppily filled forms often cause delays or additional questions from Immigration. |
| Passport | Spouse / child |
Submit copies of the photo page and, if applicable, pages with Japanese visas and entry/exit stamps. If the passport will expire soon, it is better to renew it before applying. |
| Residence card | Family member already in Japan | If the family member is already staying in Japan under another status, submit copies of both sides of their residence card. |
| ID photo (4cm × 3cm) | Applicants aged 16 or older |
Must be taken within the last 3 months, with a plain background, full face, and no hat. Incorrect size, margins, or background often lead to a request to resubmit the photo. |
| Marriage certificate | Spouse |
Marriage certificate issued by the relevant authority, marriage registration acceptance certificate in Japan, or a Japanese family register if married to a Japanese national. If the document is not in Japanese, attach a Japanese translation. |
| Birth certificate | Child |
Must clearly show the parents’ names, dates of birth, and nationalities. A Japanese translation is required for foreign-language documents. |
| Other proof of family relationship | Spouse / child |
Depending on the country, a family register or family composition certificate can be helpful. If either spouse has a previous marriage, divorce certificates may also be required. |
Names and formats of official documents differ by country. It is important to confirm, case by case, which documents are acceptable in Japan, whether originals are required, and when copies are sufficient.
3. Documents for the sponsor in Japan
| Document | Who | Key points |
|---|---|---|
| Residence record (Jūminhyō) | All sponsors |
A record that lists all household members is often required. My Number should usually be omitted or masked. If the sponsor and family are living at different addresses, a written explanation and future plan are essential. |
| Copy of residence card and passport | All sponsors | Copy of both sides of the residence card, plus the photo page and status-related pages of the passport. |
| Certificate of employment / employment contract | Employed sponsors |
Should state company name, address, contact information, job title, type of employment, and salary. If a certificate cannot be issued, an employment contract may be used instead in some cases. |
| Tax certificates | All sponsors |
Recent residence tax certificates (kazei / hikazei) and tax payment certificates from the city or ward office. Self-employed persons and company owners may also need national tax office certificates. |
| Withholding slip (Gensen-chōshū-hyō) / payslips | Employed sponsors |
The most recent annual withholding slip, and/or several months of payslips. Immigration checks whether the income shown here matches the tax certificates. |
| Rental contract | Sponsors living in rented housing |
Pages showing the address, layout, rent, and landlord or agency details. Immigration uses this to judge whether the apartment is suitable for the whole family. |
| Bank balance certificate | When necessary |
Particularly useful when the sponsor’s annual income is relatively low, as a way to support financial capacity. Certificates from Japanese or foreign banks are acceptable, but indicating the amount in JPY is very helpful. |
| Certificate of enrollment, transcripts, attendance records | Student sponsors |
Immigration checks whether the student is properly enrolled and attending classes. If the student works part-time, a realistic financial plan (income vs. living costs) is important. |
| Business documents (registration, financial statements, etc.) | Self-employed / company owners |
When the sponsor runs a business, Immigration also evaluates the stability of the business itself. Commercial registration, business overview, financial statements, and tax returns may be requested. |
4. Different procedures: Change, Extension, and Certificate of Eligibility
There are three main types of procedures related to the Dependent status:
- ① Change of status – for family members already in Japan
- ② Extension of period of stay – for those already holding a Dependent visa
- ③ Certificate of Eligibility (COE) – to invite family members from overseas
The basic documents are similar, but Immigration focuses on slightly different points in each case:
(1) Change of status
- Immigration checks the current status (e.g., Temporary Visitor, Student, etc.) and activities in Japan.
- You must submit the residence card and documents showing current activities, such as school or employment documents.
(2) Extension of period of stay
- Immigration examines how the family has actually been living in Japan during the current Dependent period.
- Recent changes in income, tax payment, or housing are particularly important.
(3) Certificate of Eligibility (COE)
- Documents proving the family relationship (marriage, birth, family composition) carry more weight.
- In some cases, additional evidence such as photos and communication records may be requested.
5. Three key checkpoints when reviewing your documents
① Consistency of information
- Check that the application form, Residence Record, employment certificate, and tax certificates do not contradict each other.
- Names, addresses, dates of birth, and family members must match across all documents.
② Whether Immigration can visualize your life in Japan
- Make it clear where and with whom the family will live, and how living expenses will be covered.
- Ensure that income, rent, and number of family members are realistically balanced.
③ Whether potential “Why?” points are explained
- If there are issues such as low income, recent job change, or separate addresses, prepare a written explanation in advance.
- Leaving such points unexplained increases the likelihood of additional questions or even refusal.
In Dependent visa screening, Immigration evaluates whether your family can live stably and legally in Japan.
Your documents are not just a checklist, but a set of materials that should tell the story of your family’s life plan in Japan.
Need help checking your Dependent visa documents?
If you are unsure which documents are essential, or whether your current set is sufficient, a professional pre-check can help reduce the risk of delay or refusal.
At Baba Akira Immigration Office, we offer flexible support from document check only to full preparation and filing of your Dependent visa application, in both Japanese and English.
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