How to Prepare Evidence of Ongoing Activities for Visa Renewal in Japan/在留期間更新の際に活動実績を示す資料の作り方｜経営管理・就労ビザの継続許可を得るために
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在留期間更新申請においては、在留資格に応じた活動を継続的に行っているかが審査の中心となります。 経営管理ビザ・就労ビザいずれの場合も、単に在籍しているだけではなく、実際に活動している証拠を提出する必要があります。
・ 経営・雇用・売上などの実績があるか
・ 前回の申請時に提出した事業計画と整合しているか
・ 継続して日本で活動している事実が客観的に証明できるか
1. 経営管理ビザで求められる活動実績資料
経営管理ビザの場合は、会社の経営活動が継続しているかが最も重視されます。 以下のような資料が有効です。
- 直近の決算書（損益計算書・貸借対照表）
- 試算表や売上推移表（四半期・月次ベース）
- 会社の銀行口座の入出金明細
- 取引先との請求書・領収書・契約書
- 従業員の雇用契約書・社会保険加入証明
- 事務所の賃貸借契約書・領収書（継続利用を証明）
- 写真資料（オフィス・店舗・スタッフ・商品・イベントなど）
特に、売上や雇用に関する実績は、「会社が実際に動いている」ことを直接示す要素として高く評価されます。
2. 就労ビザ（技人国・技能など）で求められる資料
- 在籍証明書または雇用証明書
- 給与明細（過去3〜6か月分）
- 源泉徴収票・課税証明書
- 勤務実態を示す勤務表や業務報告書
- 会社の在職証明・登記簿謄本・事業内容の説明書
勤務先の業績や雇用形態が安定していれば、在留期間更新の可能性が高くなります。
3. 長期出国があった場合の補足資料
前回の記事で触れたように、長期間の出国があった場合は「活動実態なし」と見なされるリスクがあります。 この場合には、以下の資料を追加することで活動継続性を証明できます。
- 出張命令書・契約書（海外での業務目的を説明）
- メール履歴やZoom記録など、日本での業務継続を示すもの
- 銀行取引履歴（給与支払や経費処理の継続）
- 帰国後の営業再開報告や販売記録
4. 書類のまとめ方とポイント
提出書類は、単に羅列するのではなく、次のように体系的にまとめることが望まれます。
① 会社・職務概要（1ページ）
② 経営・就労実績一覧表（数値・期間を明記）
③ 添付資料リスト（各証拠書類の対応関係を示す）
④ 写真・グラフなどの視覚資料
審査官が読みやすく、活動の継続性と安定性がひと目で分かるように整理することが重要です。
5. 行政書士の実務アドバイス
- 在留期間更新は「直近1年間の活動状況」を中心に審査される
- 経営管理ビザでは、赤字決算でも活動実態があれば許可される例もある
- 活動が一時中断していた場合は、理由書を添付して事情を説明する
経営管理・就労ビザいずれも、活動を裏付ける資料の整備が更新許可の鍵です。 書類の不足や不整合があると、審査が長期化または不許可となるおそれがあります。
在留期間更新申請に向けた活動実績資料の整備や理由書作成は、行政書士馬場あきら事務所にご相談ください。
事業・雇用・生活の実態を整理し、更新許可の取得をサポートいたします。
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How to Prepare Evidence of Ongoing Activities for Visa Renewal in Japan
When applying for a visa renewal, immigration authorities evaluate whether you have continued your authorized activities in Japan. Simply holding the visa is not enough — you must provide documentation proving your ongoing work or management.
• Evidence of business or employment continuity
• Consistency with the previous business plan
• Proof that you are still active and residing in Japan
1. For Business Manager Visa Holders
- Recent financial statements (P/L and B/S)
- Bank account transaction records
- Invoices, receipts, and contracts
- Employee contracts and insurance certificates
- Office lease agreement and rent receipts
- Photos showing business operations
2. For Work Visa Holders
- Certificate of employment or employment verification
- Payslips (last 3–6 months)
- Tax or income certificates
- Work schedules or activity reports
3. If You Have Been Abroad for a Long Period
To prove continuity of your activities despite long absences, prepare supporting documents such as:
- Business travel orders or contracts
- Emails, meeting logs, or online activity records
- Ongoing bank transactions or payroll records
- Reports showing resumption of operations after return
4. How to Organize the Documents
Arrange your documents systematically to make the review easier:
- Summary of business or job position
- Table of results and key performance figures
- List of attached documents with clear labels
- Photos, charts, or visual summaries
5. Practical Advice
- Review focuses on the past year’s activities
- Even with a loss, renewal may be approved if the business is active
- Provide an explanation letter if there were interruptions
For assistance preparing supporting documents or explanation letters for visa renewal, contact Gyoseishoshi Akira Baba Office.
We help organize your business, employment, and activity records to strengthen your renewal application.
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