How to Write an Explanation Letter When You Have Limited Activity for Visa Renewal/活動実績が乏しい場合の在留期間更新理由書の書き方｜経営管理ビザ・就労ビザ共通の実務ポイント
office-babaakira活動実績が乏しい場合の在留期間更新理由書｜経営管理ビザ・就労ビザの実務ポイント
最終更新日：2025年11月16日
「売上がほとんど出ていない」「休職期間が長い」――そのような状況で在留期間更新をする際、
多くの方が「今回は更新が難しいのではないか」と不安を抱えています。
実務上、こうしたケースでは 理由書（Explanation Letter） の内容次第で結果が大きく変わります。
活動実績が少ないからといって、必ず不許可になるわけではありません。
「なぜ実績が乏しいのか」「今後どのように立て直すのか」 を論理的に説明できれば、更新が認められるケースは少なくありません。
1. 在留期間更新で見られる「3つの軸」
在留期間更新の審査では、おおまかに次の3点がチェックされます。
- ① 活動実態：ビザの種類に合った活動を行っているか（事業・就労など）
- ② 継続性・安定性：今後も継続して活動できる見込みがあるか
- ③ 素行・公的義務：納税・年金・保険料の納付状況などに問題がないか
活動実績が乏しい場合でも、②継続性・安定性と③公的義務でしっかり補強できれば、全体として許可の可能性は十分に残ります。
2. 理由書が求められる典型的なケース
次のようなケースでは、理由書の提出がほぼ必須と考えてよいでしょう。
- 経営管理ビザで設立間もなく売上が少ない・赤字が続いている
- 就労ビザで病気・産休育休・家族の事情などにより長期間勤務していない
- 一時帰国やプロジェクト中断などで 活動に空白期間 がある
- 勤務先の業績悪化・部署異動などで 仕事内容が大きく変わった
単に「事情があって仕事ができませんでした」と書くだけでは不十分です。
具体的な経緯・数字・期間・今後の計画 を、第三者にも分かる形で整理する必要があります。
3. 理由書の基本構成（共通テンプレート）
① 申請概要：どの在留資格を・どの期間・なぜ更新したいのか
② 経緯説明：活動実績が乏しくなった理由（いつ・何があったか）
③ 現在の状況：現在の事業・業務・健康状態など
④ 今後の計画：売上改善・復職・新プロジェクトの具体的な計画とスケジュール
⑤ 生活・資金の安定性：収入源・貯金・家族の支援などの裏付け
⑥ 結び：日本で活動を継続したい理由と、法令遵守の意思
審査官は「この在留期間中に何をするつもりなのか」「その計画は現実的か」を見ています。
将来の計画を数字・日付・相手先名などと一緒に書くと説得力が高まります。
4. 経営管理ビザの理由書作成ポイント
経営管理ビザでは、売上だけでなく 「事業の見込み」 が重要です。
押さえておきたいポイント
- 売上不振の理由を客観的に説明する（市場要因・仕入遅延・準備期間など）
- 現在までに行った 具体的な営業活動（商談件数・展示会参加・オンライン広告等）
- 今後1年程度の 売上見込みと根拠（見積書・注文書・LOI・予約注文など）
- 資金繰りの見通し（資本金、追加出資、融資、親族からの支援等）
- 従業員を雇用している場合は、雇用維持の見通し
例：
「第1期は店舗改装費・仕入費用など初期投資が先行し、売上は限定的でした。
しかし、現在A社・B社との定期取引契約が締結済みであり、来期は月商100万円〜150万円規模の売上を見込んでおります。」
5. 就労ビザの理由書作成ポイント
就労ビザでは、雇用関係が継続しているか が最大のポイントです。
主な記載内容
- 出勤できなかった期間と、その理由（病気・産休育休・家族の看護など）
- 診断書や会社の通知書など、客観的な資料がある場合は添付する
- 復職予定日・復職後の担当業務・勤務形態（フルタイム／パートタイム等）
- 会社の継続的な雇用意思を示す 在籍証明書・雇用証明書
- 休職中の生活費（貯金・配偶者の収入・会社からの手当等）の説明
たとえ活動実績が少なくても、会社側が「今後も雇用を続ける」と明確に示しているかは大きなプラス材料になります。
6. 添付資料として有効なもの
- 契約書・発注書・見積書・LOI（意向表明書）などの商談関連資料
- 今後のスケジュールを示した営業計画・プロジェクト計画
- 在職証明書・雇用契約書・復職予定通知
- 資金繰り表・預貯金残高証明書
- 診断書・休職証明書・出産関連の書類など（必要な場合）
「理由書」単体ではなく、理由書＋裏付け資料のセットで一つの説明になるよう意識すると、説得力が一気に高まります。
7. よくあるNGパターン
- 「コロナの影響で厳しかったです」だけで終わっている
- 感情的な表現が多く、数字・資料が少ない
- 期間・金額・相手先が曖昧で、実態がイメージできない
- 今後の計画が「頑張ります」「努力します」のレベルで具体性に欠ける
理由書は「同情してもらうための手紙」ではなく、審査官に状況を理解してもらうためのビジネス文書です。
できるだけ客観的な事実・数字・資料をベースに組み立てましょう。
活動実績が乏しい状態での在留期間更新にお悩みの方へ
「売上が少ない」「休職期間が長い」「赤字決算になってしまった」など、更新に不安がある場合ほど、
理由書の内容と添付資料の選び方が重要になります。
行政書士馬場あきら事務所では、状況のヒアリング → 理由書の構成案 → 文案作成 → 添付資料の整理まで、
経営管理ビザ・就労ビザの更新をトータルでサポートしています。
お急ぎの方は、WhatsAppからのご相談も可能です。
✅ WhatsApp：+81-80-5626-2977
✅ お問い合わせフォーム：
If your business or work activity has been limited, you may worry that your visa renewal will be refused. In practice, however, a clear and well-structured explanation letter can make a decisive difference. Immigration may still approve your renewal if the reason is legitimate and your future plan is concrete and realistic.
1. Three key perspectives in visa renewal screening
In a renewal examination, immigration typically looks at the following three points:
- (1) Actual activities – Are you carrying out activities that match your status?
- (2) Continuity and stability – Can you realistically continue these activities in Japan?
- (3) Public obligations and conduct – Any issues with tax, social insurance, or legal compliance?
Even if your recent activity is weak, you may still be approved if you can show stability and continuity and that you are meeting your public obligations.
2. Typical situations where an explanation letter is needed
- Low sales or a deficit after establishing a company (Business Manager visa)
- Long absence from work due to illness, maternity/childcare leave, or family reasons
- Gap in activities due to temporary return to your home country or project suspension
- Significant changes in your duties or company structure
Simply stating “I had personal reasons” is not enough. You need to explain what happened, when, why, and what you will do from now on.
3. Recommended structure of the explanation letter
① Purpose – Why you are applying for renewal and what you are requesting
② Background – Facts and timeline that led to limited activity
③ Current situation – Current status of your business, job, or health
④ Future plan – Concrete actions and schedule to improve performance or restart activities
⑤ Stability – Evidence of income, savings, funding, or continued employment
⑥ Conclusion – Your intention to continue lawful activities and contribute in Japan
Immigration officers want to know: “What will you do during the next period of stay, and is your plan realistic?” The more concrete your plan (figures, dates, client names, etc.), the more persuasive your letter becomes.
4. Key points for Business Manager visa holders
For Business Manager status, immigration focuses not only on current sales but also on the future viability of your business.
Points to cover in the letter
- Objective explanation of why sales are low (market conditions, delays, preparation period, etc.)
- Specific actions already taken (sales activities, marketing, meetings with potential clients)
- Revenue forecast for the next year and the basis for that forecast (quotations, contracts, letters of intent)
- Funding plan (capital, additional investment, loans, financial support from shareholders or family)
- Employment situation if you have staff, and how you will maintain those positions
Example:
“In the first year, initial investment such as store renovation and inventory caused a temporary deficit.
However, we have now secured contracts with Company A and Company B, and we expect stable monthly sales of
1–1.5 million JPY from the next fiscal year.”
5. Key points for Work visa holders
For work-related statuses, the most important question is whether your employment relationship continues.
What to include
- Exact period and reason for absence from work (illness, maternity/childcare, family care, etc.)
- Medical certificates or company notices, if available, to support your explanation
- Planned return date, working hours, and job description after resuming work
- Certificate of employment or letter from HR showing the company’s intention to keep employing you
- How you covered living expenses during your absence (savings, spouse’s income, benefits, etc.)
Even if your recent work activity is limited, a clear statement from your employer that “we intend to continue employing this person” is a very strong positive factor.
6. Supporting documents that strengthen your case
- Contracts, purchase orders, quotations, and letters of intent from clients
- Business plans, sales plans, or project schedules for the coming year
- Certificates of employment, employment contracts, and letters confirming reinstatement
- Cash flow statements and bank balance certificates
- Medical certificates or official documents related to leave, if relevant
Think of the explanation letter and supporting documents as a set. The letter explains the story, and the documents prove that the story is true.
7. Common mistakes to avoid
- Only writing “because of COVID” or “because business was difficult” with no details
- Using emotional language without concrete facts or numbers
- Leaving dates, amounts, and counterparties vague
- Writing only “I will try my best” without a specific and measurable plan
An explanation letter is not a plea for sympathy. It is a professional document to help the immigration officer understand your situation clearly and objectively.
Need help with an explanation letter for visa renewal?
If you are worried about low sales, long absence from work, or a temporary deficit, careful preparation of your explanation letter and supporting documents is essential.
At Baba Akira Immigration Office, we can assist you with case analysis, letter drafting, and document strategy for both Business Manager and Work visa renewals.
You can also contact us directly via WhatsApp.
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